I en nyligen genomförd undersökning hade två av de tre personer som jag skrek frågor till från mitt fönster förra veckan ingen aning om vad Google Docs var, medan den andra helt enkelt sa till mig att ta på mig några byxor. Fråga någon efter Xer vad Google Docs är, men du kommer sannolikt att få ett annat svar. Medan Google (sökmotorn) har samlat otrolig popularitet - hävdar en marknadsandel på över 85% och blir så synonymt med att söka efter saker online att varumärket nu oftare används som ett verb än ett substantiv - många andra tjänster som erbjuds av tech jättar har ett sätt att gå innan de uppnår samma nivå av bekantskap.
En av dessa tjänster är Google Docs, en del av den kostnadsfria Google Docs Editor -sviten och förstklassiga Google Workspace -paket med kontors- och produktivitetsverktyg. Om du inte känner till namnet Google Workspace kan du ha stött på det tidigare som G Suite, eller ännu längre tillbaka som Google Apps. Det är den här strömmen av obeslutna rebranding som potentiellt har hindrat antagandet av Googles premiumsvit på nätet av många, men i den högoktana, adrenalindrivna världen av ordbehandlare får Google Docs mer och mer dragkraft som den främsta konkurrenten till marknads- dominerar Microsoft Word.
Med fler människor som använder ett arbete-från-hemmet-tillvägagångssätt än någonsin tidigare, befinner sig Google Docs i bästa position för att se sin användarbas svälla. Så vad är några av de utmärkta funktionerna som visar Docs växande popularitet och markerar den som en riktig konkurrent och potentiellt bättre lämpad app för dig att överväga?
Jag får mycket körsträcka från ordbehandlare så jag bestämde mig för att sätta Google Docs igenom dess steg och låta det hantera några av mina pågående veckoprojekt och projekt för att se hur det gick.
Priser och paket för Google Docs
Om du har ett personligt Google -konto har du redan tillgång till många av Googles produktivitetsverktyg gratis via Google Docs Editor Suite. Det betyder att Google Dokument, Presentationer, Kalkylark, Formulär, Ritning, Webbplatser, Drive och Keep alla är tillgängliga att använda utan kostnad. Du kan också använda appversionerna av dessa verktyg utan begränsning. Personliga Google -konton har ett lagringsutrymme för Google Drive på 15 GB, vilket är en stor mängd för att lagra kontorsdokument. Men om du behöver mer lagringsutrymme erbjuder Google en premiumtjänst som heter Google One som kan öka ditt lagringsutrymme till 100 GB för så lite som $ 2 i månaden.
Det finns ingen verklig nackdel med att använda gratis erbjudanden från Google; du kan åstadkomma mycket med Googles kostnadsfria erbjudanden. Men om du letar efter något som är mer lämpligt för företag eller för att hantera grupper av människor, finns det alltid Google Workspace.
Google Workspace är den förstklassiga produktivitetssviten som erbjuds av Google. Den innehåller Google Docs -paket med verktyg och en eller två till som är inriktade på kommunikation, säkerhet och administration för att hantera anställda eller användare. Priserna börjar från $ 6 per användare, per månad och prenumerationen innehåller många förmåner som anpassade e -postdomäner, digital whiteboarding, ytterligare filtypsstöd för Google Drive, chattmeddelanden och bättre nätfiske och skräppostskydd. Det finns också avsevärda ökningar av ditt lagringsutrymme beroende på vilket av Google Workspaces fyra premiumpaket du bestämmer dig för med 30 GB, 2 TB, 5 TB alternativ som maximerar på ett ganska vagt "Så mycket du behöver."
Det finns säkert skäl att gå på premium om du skulle behöva mikromantera ett antal anställda eller vill slänga Gmail -domänen från din e -post. Men huvudkontorspaketet och dess funktioner är huvuddraget och är lika funktionella inifrån gratispaketet för Google Docs Editor.
Googles design och gränssnitt
Google Docs behåller den vanliga moderna, platta, stilistiska ikonografin som de flesta Google -produkter innehåller. Även om det ser bra ut ur ett designperspektiv och andas modernitet i det typiska ordbehandlingsgränssnittet, kan jag inte låta bli att känna att det finns en tydlig brist på personlighet om Docs nästan sterila utseende. Detta är trots allt samma företag som får sina praktikanter att bära propellmössor medan de förväntar sig att deras personal kommer att korsa huvudkontoret med hjälp av en serie rutschbanor och brandmänstavar som ett gäng ninja-krigare med fickskydd.
Docs upprätthåller sin minimalistiska presentation genom att ta bort mycket av röran som finns i sin samtid. Google har gjort detta främst genom att begränsa Dokument till ett fokuserat verktygsfält som täcker de vanligaste åtgärderna som formatering, teckensnitt, färger, justeringar och infogningar. De flesta användare utför vanligtvis de flesta uppgif.webpter från detta primära verktygsfält, vilket är bra för produktiviteten eftersom allt känns lätt tillgängligt på en lättillgänglig plats.
Det är värt att notera att eftersom Google Docs är en onlinetjänst, kommer du att vara begränsad till teckensnitt i Google Fonts -biblioteket. Det finns för närvarande inget sätt att importera anpassade teckensnitt, vilket kan vara frustrerande för dem som ibland kan behöva en specialiserad stil för ett projekt de arbetar med. Men Google Fonts är ganska omfattande och så, med lite kreativitet i kombination med ett anständigt antal tillgängliga tillägg, kan du tycka att detta är ett mindre problem.
Ytterligare formatering och verktyg finns i rullgardinsmenyerna som är snyggt stoppade i sidhuvudet. Detta ger en mindre distraherande arbetsyta som får ut det mesta av vilken skärmfastighet som helst. På grund av att Dokument körs i en webbläsare går Googles ansträngningar bara så långt som den individuella användarinställningen tillåter, med bokmärkesfält, tillägg eller sökfält som begränsar det tillgängliga vertikala utrymmet som standard.
Du kan dock kompensera för detta genom att minimera Google Docs-rubriken, vilket tar bort rullgardinsmenyerna och bredare Google Workspace-ikoner från vyn och återställer en del förlorat utrymme på sidan. Dokument implementerar sedan en praktisk sökfält i ditt primära verktygsfält som gör att du kan leta efter objekt som annars finns i listrutorna, vilket innebär att du aldrig är avstängd från dessa verktyg om du skulle behöva dem.
Slutresultatet är mer än bara glädjande för ögat; den minimalistiska estetiken får den övergripande presentationen att se ren ut och navigering är en enkel affär. Docs upprätthåller den traditionella ordbehandlingslayouten samtidigt som den förenklar var det är möjligt. Det är ett designval som välkomnar nya användare utan att stöta på som en avskalad version av tävlingen.
Google Docs -prestanda och kompatibilitet
Tack vare den lätta designen som finns i appen och webbläsarversionerna känns Google Docs smidigt och lyhörd med filer som laddas utan någon riktig försening. Både webbläsaren och appen presterade imponerande när jag växlade mellan olika dokument för att mäta deras laddningstider. Med de flesta dokument är du vanligtvis redo att gå inom en eller två sekunder, även om bildtunga filer tenderar att ta lite längre tid (vilket kan förväntas). Men hela processen med att öppna filer från Google Drive går annars snabbt och smärtfritt.
En av de stora sakerna med Google Docs är dess plattformsoberoende funktioner. Det finns inga OS-specifika filtyper att hantera när det gäller Dokument. Istället kan alla med en enhet som kan köra Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer eller Microsoft Edge (eller som har Google Docs -appen installerad på sin mobila enhet) skapa, läsa, redigera och samarbeta med människor utan problem. Detta innebär att du inte längre behöver oroa dig för om en fil öppnas på plattformen för personen som tar emot ditt dokument. Det är bara en huvudvärk mindre på en onödigt fragmenterad marknad.
Att ta emot filer från andra som är gjorda utanför Googles kontorsvit är också mycket mindre huvudvärk eftersom Docs har kompatibilitet med ett varierat urval av filformat. Dokument kan läsa och spara i många populära format som Microsoft Word, OpenDocument, RichText, PDF och Plain Text. Du kan till och med ladda ner ditt dokument som en EPUB om du vill distribuera det. Även om du inte direkt kan spara till Apple Pages -formatet kan du fortfarande ladda dem till Google Docs och redigera därifrån, men du måste exportera det som ett annat format när du är klar. Denna kompatibilitetsnivå är svår att argumentera med, även om vissa mer komplexa format som PDF -filer tenderar att förlora formatering vid öppning.
Google Docs -funktioner
Google Docs är främst ett onlineverktyg. Det var utformat för att vara så. Som sådan, när det gäller att arbeta online med andra, lyser Docs så starkt att det kan leda flygplan genom dimma. När du delar ett dokument via e -post eller direktlänk kan upp till 100 personer visa, redigera och kommentera det dokumentet samtidigt. Det är en mer än Words medförfattargräns på 99. Tydligen tar Google ett Price Is Right-tillvägagångssätt för att överträffa tävlingen. Jag vet inte vilken fruktansvärd röra du skulle behöva föda i Docs som faktiskt skulle kräva att 100 personer samlades och petade och drog fram det med förslag och redigeringar. Men bara att veta att du kan få en så stor grupp visar mångsidigheten i Google Docs samarbetsverktyg.
Alla redigeringar sker i realtid, där varje unik användare spåras i dokumentet med en slumpmässigt tilldelad färg och markör. Deras redigeringar och förslag markeras med tilldelade färger och svävar till höger på sidan i väntan på din feedback. Om du väljer att acceptera dessa förslag görs ändringar i dokumentet automatiskt. Kommentarer från redaktörer om specifika avsnitt markeras med gult, och genom att klicka på det avsnittet markeras feedbacken för din bekräftelse.
Det är lätt för dokument att bli röriga och svåra att läsa mitt i samarbetsprocessen. Tack och lov betyder Google Docs fokus på ett förenklat arbetsområde att du inte ska hamna vilse bland ett hav av korrigeringar som är svåra att läsa eller bearbeta. Du har till och med tillgång till hela din redigeringshistorik om du gör ändringar som du senare gissar.
Google Docs är i grunden en ganska robust ordbehandlare. Det som lyfter det till en sann konkurrent är alla Googles klockor och visselpipor som det tar med sig. Att införa diagram, bilder eller filer i ditt dokument bygger på de bredare Google Workspace- och Google Drive -tjänsterna. Du kan översätta ditt dokument till alla tillgängliga Google Translate -språk utan alltför mycket krångel. Du kan också använda din röst för att skriva, med hjälp av Googles imponerande tal-till-text-teknik. Dokument kan automatiskt korrigera stavningar och komma med förslag på grammatik i realtid tack vare Googles maskininlärning och ordlista. Det finns också Google Workspace Marketplace som erbjuder många tillägg för att ytterligare utöka de tillgängliga funktionerna.
Det finns också några intressanta inbyggda verktyg som ytterligare ökar Docs produktivitet, nämligen konturen och fliken utforska. Översikten är en glidande sidofältsmeny som automatiskt håller reda på dina rubriker och titlar och sedan presenterar dem som en interaktiv lista som fungerar som ett slags index så att du kan bläddra igenom större dokument mycket lättare. Nära sidan av sidan finns en flytande knapp som leder dig till fliken Utforska, så att du snabbt kan söka efter citat, bilder och Google Drive -innehåll.
Google Docs sparas automatiskt
En av Docs mest värdefulla funktioner är dess automatiska spara. Du kommer att märka en tydlig brist på en spara -knapp i Google Dokument; detta beror på att spara är en kontinuerlig process som utförs automatiskt med varje tangenttryckning och klick (så länge du har en stabil internetanslutning). Det är ovärderligt om du är den typen av människor som ofta sparar som en eftertanke snarare än en vana.
Om din dator låser sig - eller om du lämnar din enhet obevakad en kort stund och att Windows Update du försenat i en vecka äntligen bestämmer sig för att klara sig igenom - kommer du inte att lämnas kvar som en potentiell r/WatchPeopleDieInside -kandidat. Faktum är att om det skulle hända kan du undvika bortkastad tid och ladda upp samma dokument på en annan enhet och fortsätta sömlöst från det ögonblick du slutade. Och när du har tillgång till din huvudenhet igen, växla helt enkelt tillbaka med allt ditt uppdaterade arbete väntande.
Tack vare prickigt internet var det några gånger jag tappade anslutningen när jag använde Google Dokument. I dessa ögonblick fortsatte jag skriva och dokumentet började omedelbart sina sparrutiner när en anslutning återupprättades. Det finns en offlineversion av Google Dokument, men den kan endast erhållas via ett tillägg till Google Chrome. För en app som gör så mycket för att främja kompatibilitet på många plattformar och webbläsare, är det synd att Google bestämde sig för att låsa offlineåtkomst på ett så specifikt sätt.
Slutsats
När det gäller att välja din ordbehandlare eller kontorssvit vet vi alla att Microsoft är kungen på kullen i många ögon. Med nästan fyra decenniers utveckling är det inte lätt för ett annat verktyg eller en svit att följa med. Och även om det kan sägas att Google Docs inte riktigt har samma funktionsnivå som Word, saknar det verkligen funktioner på $ 70? Enligt min uppfattning, nej. Det mesta av vad Dokument saknas kan hittas som tillägg, och de verktyg som det erbjuder gratis borde få dig att gissa om du betalar så mycket för en Microsoft 365-prenumeration.
Det finns en nyhet i vad Google erbjuder med Docs; det ser modernt ut, känns modernt och är gjort med modernt internetfokuserat samarbete i åtanke. Vad det gör, det gör det mycket bra. Vad det inte gör kommer inte att vara viktigt för de flesta användare.
Dokument överträffar konkurrenterna i samarbete, portabilitet, kompatibilitet och till och med i möjlig anpassning via Google Workspace Marketplace. Det är lätt att ta tag i, det är mindre röran och den övergripande upplevelsen är smidig och intuitiv. Åh, och det är gratis.
För alla som prenumererar på tävlingen är Google Dokument åtminstone värt ett försök eftersom du kanske betalar för en uppsättning verktyg som redan är tillgängliga för dig gratis.
Google Docs, antingen via Google Docs Editor -paketet eller Google Workspace, är en definitiv utmanare på marknaden för kontors- och produktivitetssviter. Det kan till och med vara framtiden för det.